Schriftgutverwaltung und Aktenführung für Führungskräfte

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer lernen

• Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an die öffentliche Verwaltung
• Ist-Stand und Zukunftsszenarien in Sachen Digitalisierung
• Funktion, Aufgaben und Nutzen der e-Schriftgutverwaltung
• E-SGV als unverzichtbare Komponente eines erfolgreichen Wissensmanagements
• E-SGV als Grundvoraussetzung für rechtskonformes behördliches Handeln
• Schriftgutverwaltung als Führungsaufgabe
• Rechtsgrundlagen und Standards wie DIN ISO 15489
• Wirkung nicht ordnungsgemäßer Aktenführung in Gesellschaft, Verwaltung und vor Gericht.

Führungskräfte und Beschäftigte mit entsprechenden Aufgaben

LG 2.2: Beschäftigte der Laufbahngruppe 2.2 sowie Beschäftigte ab der Entgeltgruppe 13

Entwicklung E-Government, Arbeitswelt 4.0, Einführung E-Akte, Schriftgutverwaltung, Aktenführung.

Welche Vorteile hat das für die öffentliche Verwaltung? Und was geht mich das als Führungskraft an? Inwiefern ist Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe? Kann mangelhafte Schriftgutverwaltung zum Führungsproblem werden? Was gehört überhaupt zum Kanon der Schriftgutverwaltung? Und welche Aufgaben hat die Führungskraft in Sachen e-Schriftgutverwaltung wahrzunehmen? Wohin sollte ich wen zur Fortbildung und Schulung schicken? Und zu welchem Zeitpunkt? Wo und wie kann ich mich informieren?

Eine geordnete und gut funktionierende Schriftgutverwaltung ist das Rückgrat einer effizienten und rechtskonformen Leistungserbringung in der Verwaltung. Sie erleichtert das eigene Arbeiten und hilft, den Rechtsstaat zu sichern. Nur die E-Akte ermöglicht ein ordnungsgemäßes Arbeiten. Aber wo liegen dann Unterschiede zum Filesystem? Und welche Rolle spielen dann noch Outlook, Sharepoint oder das Fachverfahren? Was hat es mit „Akte – Vorgang – Dokument“ auf sich? Und was gehört eigentlich in eine Akte? Welche Funktion haben Aktenordnung und Aktenplan? Die VA fragt danach, wie E-Akte, Aktenplan und Aktenordnung das zielgenaue und schnelle Wiederauffinden von geschäftsrelevanten Informationen ermöglichen und den Rückgriff sowohl auf das eigene als auch auf das „fremde“ Erinnerungsvermögen – etwa bei einem Mitarbeitenden-Wechsel – gewährleisten.

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